Dance Studio Ejer | April 2024

Vi satte os ned denne uge med ClassJuggler Dance Jon Koerber spørger ham, hvad studieejere skal overveje, når de diskuterer, om tiden er inde til at købe og oprette software til dansestudie, der kan hjælpe dem med at drive deres forretning.

Da du er præsident for et firma, der leverer onlinesoftware, ville du ikke være tilbøjelig til det altid sig, 'Nu er tiden inde!'?

' Du kan blive overrasket over at høre dette, men nej, nu kan det ikke være det rigtige tidspunkt for dig at begynde at bruge et softwareprodukt til at hjælpe dig med at styre din dansevirksomhed. ”

Og så igen, kan det være det rigtige tidspunkt?

'Selvfølgelig! Faktisk sandsynligvis. Men for at vide det sikkert tror jeg, at der er mindst fem vigtige spørgsmål, som dansestudieejere eller ledere skal stille sig selv. Til at begynde med skal du spørge: 'Bliver min virksomhed for stor til at administrere manuelt?' '

Jeg antager, at du mener, hvor mange studerende har jeg brug for, før det giver mening at begynde at administrere mit dansestudie med software?

”Dybest set, ja. For at svare, lad os starte med en analogi. Antag at du vil sy dit eget outfit, du behøver ikke at anskaffe og drive en tekstilfabrik, ikke? Selvfølgelig ikke. En simpel symaskine er sandsynligvis det mest, du har brug for. Men hvis du vil sy hundrede beklædningsgenstande hver uge, den enkle symaskine er muligvis ikke op til opgaven, eller processen er muligvis for langsom på en symaskine til forbrugerkvalitet sammenlignet med de effektiviteter, du får fra et kommercielt, edb-tekstilsystem.

Tilsvarende, med dit studie, hvis du lige er begyndt eller bevidst holder din danseskole meget lille - siger med mindre end 30 studerende - vil der være en grænse for effektiviteten, du kan få ved at have software til at styre planlægning, bogføring og studenteroptegnelser, fordi selv den enkleste og bedste planlægningssoftware kan være overkill, hvis din tilmelding er lille, eller hvis du kører et meget begrænset antal klasser hver uge - ligesom du ikke har brug for en fabrik til at lave en kjole. Men når din tilmelding begynder at komme til 40, 50 eller 100 studerende, eller du begynder at tilføje klasser og instruktører, klamrer sig til disse regneark, sticky notes og andre forskellige værktøjer, du startede med at bruge, da du først åbnede dine døre, vil kun hindre din vækst i stedet for hjælp det. ”

Jon Koerber.

lily pearl black age

Hvordan så kan Jeg fortæller, når min skole er stor nok, at det giver mening at investere i dansestudiesoftware?

”Der er intet magisk antal studerende eller klasser i sig selv. Men når din elevoptælling og antallet af klasser begynder at vokse, ved du før nogen, hvornår du begynder at føle dig bange for al administration af at drive en virksomhed og bruger mindre tid på at gøre det, du elsker - at undervise i dans. For en voksende skole bliver de effektiviteter, du opnår ved opsætning og drift af studieadministrationssoftware, åbenlyse, og softwaren betaler hurtigt for sig selv fra det tidspunkt, du sparer. ”

Og selvfølgelig vil der være noget opsætningstid, forsøger at lære softwaren og sådan?

'Selvfølgelig. Og alles behov og læringshastigheder er forskellige. Så sørg for, at den softwareudbyder, du vælger, har en stærk kundeuddannelse og supportomdømme - og reagerer hurtigt på dine opkald og e-mails. Det kan gøre hele forskellen i succes eller fiasko, når du vælger at implementere management software!

Men vi har set, at selv for dansestudie-ejere eller ledere, der føler, at de ikke er computerkyndige, finder de hurtigt tidsbesparelser og omkostningsbesparelser ubestridelige. Overvej hvad nogle studierejere har sagt om effektiviteten, de har indset, når de først begyndte at bruge vores. For eksempel fortalte en studioejer os, at deres månedlige fakturering, som det tidligere tog dage at tage, nu næsten slet ikke tager nogen tid, fordi deres kunder kan se og endda betale deres saldo via vores kundeportal. Og en af mine favoritter er, hvordan en anden kunde delte, at hendes sene betalinger er faldet 95 procent siden implementering af vores online betalingssystem. ”

Hvad er det andet spørgsmål, jeg skal stille som studioejer?

”Spørg dig selv:” Retfærdiggør den indkomst, som mit studie genererer, omkostningerne ved at investere i en forretningssoftwareløsning? ”Nogle af dine læsere har utvivlsomt hørt om udtrykket' cost-benefit-analyse '. Når det kommer til at købe software til forretningsadministration til dit studie, betyder det, at du skal afgøre, om de månedlige omkostninger ved softwaren i tilstrækkelig grad vil reducere omkostningerne ved din nuværende virksomheds ineffektivitet, hvis du fortsætter med at gøre ting manuelt i stedet for at drage fordel af effektiviteten og viden, du får ved at bruge et kraftfuldt forretningsstyringsværktøj. ”

Sikker på, tid er penge, som vi alle ved. Men hvordan anbefaler du at lave en cost-benefit-analyse?

capezio austin

”Beregn den tid, du og dit personale i øjeblikket bruger hver måned på at spore indtægter og udgifter, samle månedlige eller kvartalsvise rapporter om indkomst, outgo, fremmøde, forretningsvækst og sådan plus kundeadministrationstid (registrering, fakturering, betalinger) - dybest set alle disse funktioner, du udfører manuelt, som kan automatiseres med software. Multiplicer det med timesatsen, som du betaler personale, der udfører dette arbejde, eller din egen tids værdi. Du har derefter fået et solidt dollarbeløb til at sammenligne med softwareprisen. Dine aktuelle månedlige udgifter vil næsten helt sikkert være mange gange mere end de månedlige omkostninger ved software. Med den rigtige dansestudiesoftware kan alle disse månedlige administrative opgaver udføres på sekunder eller minutter i stedet for timer eller kan udføres af kunderne selv. ”

Hvad er det tredje spørgsmål, jeg skal stille?

”Det tredje spørgsmål er et, som du naturligvis vil tænke på, når du har foretaget en cost-benefit-analyse:” Vil den klassebaserede forretningssoftware, jeg vælger, levere den nødvendige effektivitet? ”For at hjælpe med at besvare dette spørgsmål skal du beslutte, hvilke nøglefunktioner du har brug for, så du kan matche softwaren til din virksomhed. Jeg kan godt lide at fortælle studioejere at fokusere på deres top-fem must-haves, når de vurderer software, så de ikke bliver for dårlige ned med at træffe beslutninger om pæne funktioner eller funktioner, der ikke giver meget værdi for Firmaet. Bruger det mindre tid med bogføring? Fremskynde kundekontostyring? Få muligheden for hurtigt at køre statusrapporter om fakturering? Sende 300 robotekster til afslutning eller e-mail til alle dine torsdagsforældre? Måske giver det kunderne mulighed for at gøre ting selv, som dit personale nu gør, såsom at tilmelde sig at være kunde, tilmelde sig en klasse eller betale for deres klasser online? At få dine instruktørers evne til at deltage og spore deres timer på deres smartphone ved hjælp af vores personaleportal kan være en vinder! Du får ideen til at identificere dine største forretningsbehov, som en softwareløsning skal være for at kunne hjælpe dig med. Og lav eventuelt også en liste over 'nice-to-haves' - funktioner, som et softwareprodukt kan tilbyde, der ville være praktisk, men måske ikke en deal breaker. At opdele din liste i behov kontra ønsker vil hjælpe dig med at vælge det rigtige produkt. ”

Eventuelle forslag til den bedste måde at sikre, at jeg viser alle de funktioner, der er interessante for mig, da jeg måske ikke ved, hvad softwaren er i stand til?

'Jo da. Se på det uafhængige dance studio software sammenligning site, Capterra . Tjenesten sammenligner mere end 70 softwareprodukter, der er specifikke for dansestudiers behov. Men nogle af disse softwareløsninger tilbyder kun en eller to forretningsstyringsfunktioner, såsom bare bogføring eller bare klasseplanlægning. Så her er tricket: Brug Capterra-produktsammenligning 'Filterresultater' tjeklisteværktøj, som du kan se i venstre kolonne. Kontroller bare et af de emner på listen, der er vigtige for dig, og klik derefter på 'Anvend filtre'. Det vil forkorte listen over konkurrenter til kun dem, der har de funktioner, du leder efter. ”

Og det fjerde spørgsmål, jeg skulle stille?

”Det fjerde spørgsmål er simpelthen dette:“ Hvad synes andre om netop denne software, jeg ser på? ”To gode ressourcer til at få svaret på det er Serchens liste over danseskoler eller Capterras liste . Læg mærke til deres samlede score fra kunder (begge sider bruger en fem-punkts skala), og gennemse anmeldelserne selv, ligesom du måske ville, hvis du ville købe et produkt på Amazon. Og ligesom Amazon-kundeanmeldelser, se efter hvad mest af dem siger, da der altid vil være nogle ulige derude - en anmelder, der hader en bestemt funktion, som 50 andre ejere elsker. Alligevel er sådanne lister ekstremt værdifulde til at vælge den bedste software til at imødekomme dit dansestudios behov. ”

Hvilket fører til det femte spørgsmål, jeg skal til…

'' Har jeg tid til at gøre dette? ’Jeg er sikker på, at enhver dansestudieejer, der prøver at beslutte, om de vil købe, allerede spekulerer på dette. Lad os indse det, at analysere, om timingen er korrekt, vælge den rigtige udbyder og derefter få softwaren indstillet til at arbejde for din virksomhed vil tage noget tid. Men hvis en ejer af en dansestudie eller en manager føler, at de simpelthen ikke har tid til at udføre dette arbejde, er det faktisk det bedste indikator at de ikke driver deres forretning, men at deres virksomhed driver dem! Dette er netop tiden til at springe ind i at bruge studieadministrationssoftware. Jeg kender ejeren af en klassebaseret virksomhed i Seattle-området, der stadig forsøger at fungere uden nogen styringssoftware på trods af at de har over tusind studerende. Det var et mareridt, og det var dyrt. Hun måtte ansætte flere medarbejdere pr. Studerende end nogen anden virksomhed, jeg kender. Det er klart, at hun bruger langt mere om måneden på lønningsliste, så hun nogensinde ville betale for software månedligt.

Og ja, mens det tager tid at undersøge at vælge den rigtige softwareudbyder, kan det spare dig for mange penge senere. Det er vigtigt, at du foretager et smart valg ved dit oprindelige softwarekøb, for selvom du altid kan skifte senere, kan arbejdet med at gøre det være skræmmende. ”